В умовах високої завантаженості та постійної нестачі часу дуже важливо правильно розподіляти ті ресурси, що є в наявності. Потрібно добре розуміти, які саме справи необхідно закінчити терміново, які можуть трохи почекати, від яких взагалі варто відмовитися. Допоможе в цьому планування завдань онлайн та офлайн. Звісно, старий добрий блокнот з ручкою – це звично та зручно, але, враховуючи сучасні реалії, більш корисними є додатки для тайм-менеджменту.
Навіщо використовувати програми для планування?
Деяким старшокласникам здається, що час – невичерпний ресурс, він завжди є і буде. Але це оманливе враження. Час така дивна річ, яка закінчується в найбільш невдалий момент і якої ніколи не вистачає на дійсно важливі справи. Особливо це помітно в період підготовки до НМТ онлайн чи офлайн. Час летить стрімко… тільки ось-ось ще була зима і до іспитів лишалося багато днів – а сьогодні ти з жахом дивишся на календар і розумієш, що випробування вже післязавтра.
Щоб такого не було, треба ставити собі завдання завчасно і старанно їх виконувати.
Як правильно організувати свій час, щоб на все його вистачало? Як навчитися все встигати?
Ми вже писали про це більш докладно в попередній статті про тайм-менеджмент в цілому. Але коротко нагадаємо:
- важливо виділяти першочергові та другорядні справи;
- складати плани на день, тиждень, місяць з урахуванням пріоритетів;
- лишати час на відпочинок;
- не забувати про можливість форс-мажору;
- розумно оцінювати свою здатність виконувати поставлені завдання та корегувати плани, якщо цю здатність було переоцінено на первісному етапі.
Зважаючи на останній пункт плану, звертаємо увагу ще на одну перевагу спеціальних додатків для керування часом. Як показує досвід викладачів та адміністраторів навчального центру ЗНО Грант (дуже зайнятих, деколи навіть перевантажених роботою людей), сервіси для тайм-менеджменту дають набагато більше зручностей та економії часу порівняно з плануванням на папері чи навіть у неспеціалізованих програмах (на кшталт Microsoft Excel чи Word).
Помилка: Contact form не знайдена.
Найкращі програми для тайм-менеджменту
Перелік органайзерів онлайн, наведений нижче, складений саме на базі спостережень та досвіду користування наших співробітників, а також на основі відгуків численних користувачів цих програм.
Google календар
Ця програма є однією з найпоширеніших. Ви можете навіть не помічати її наявності в своєму смартфоні чи на комп’ютері. Але якщо ви маєте обліковий запис GMail і/або користуєтеся Google Chrome як пошуковою системою, то й календар у вас, напевно, є. Власне, цей сервіс є частиною великого робочого простору Google Workspace, частина можливостей якого доступна лише для платних акаунтів. Користування самим календарем безкоштовне.
Для смартфонів та комп’ютерів він виглядає трохи по-різному, але звикнути не складно. Великою перевагою є те, що можна налаштувати автоматичну синхронізацію додатка на двох чи більше пристроях, встановити потрібну мову, швидко змінювати часові пояси. Можливостей є багато:
- планування зустрічей та справ з автоматичним нагадуванням про них (за певні проміжки часу, які можна встановити самостійно, для всіх завдань або для конкретних);
- складання розкладу на день або отримання розкладу ззовні (наприклад, від репетитора чи адміністратора підготовчих курсів);
- автоматичне (або виконане в ручному режимі) інтегрування в календар повідомлень з Facebook про важливі події.
Зверніть увагу на те, що Google календар є скоріше планувальником, ніж саме програмою тайм-менеджменту для старшокласників. Він орієнтований більш на бізнес та планування побуту, аніж навчального процесу. Втім інструментів цілком достатньо для вдалого виконання таких завдань, як скласти план на день та додати нагадування про важливі справи.
Microsoft To-Do
Корисний додаток, який також дозволяє організовувати свій час, сортувати завдання не тільки за напрямом (так звані дошки – робочі, домашні справи, свята та інше), а й за пріоритетом. Можна створювати завдання на кожний день, причому – цікава деталь! – невиконане завдання переходить на наступний день.
Переліками справ можна ділитися, працювати спільно. Є гнучкі налаштування вигляду додатку, термінів та повторюваності нагадувань, деталей підзадач тощо. Є можливість прикріплювати будь-які файли та помітки до завдань.
Дуже зручно, що ця програма для планування часу є безоплатною.
ToDoist
Взагалі це програма для планування справ команди, отже, багато функцій спрямовано саме на спільну працю. Але можливості сервісу так само підходять для самостійної організації робочого чи навчального процесу. Для кожного завдання можна встановити дедлайн (дуже актуально перед іспитами, чи не так?), легко поставити пріоритет, розбити задачу на частини.
Додаток для планування завдань інтегрований з таким корисним інструментом, як Google Drive, що дає можливість прикріплювати файли будь-якого типу. Є нагадування про невиконані завдання, вони надходять електронною поштою.
На жаль, значна частина потужностей додатка доступна лише в платній версії. Обмеження безкоштовного варіанту: не більше п’яти одночасних проєктів, стількох же користувачів та збереження інформації про активність лише на тиждень. Втішає, щоплатний функціонал здебільшого розрахований на команду, отже, старшокласнику навряд чи знадобиться.
Notion
Він пропонує велику кількість можливостей для планування, трекингу задач, сумісної роботи та таймінгу. Принцип той самий: можна створювати замітки, визначати терміни виконання справ, контролювати витрачений час тощо.
Дуже зручно, що можна створити власну невеличку «комору» з корисними ресурсами та знаннями, за зразком Вікіпедії. Для навчання така можливість взагалі є безцінною! Наприклад, створюєте для кожного предмета власну дошку і все, що стосується нього (від конспектів до ресурсів) складаєте саме туди.
Ну і, звісно ж, є стандартні для таких додатків календар-планувальник та електронний блокнот.
Є версії платні та безоплатні, безкоштовної цілком достатньо для особистої роботи.
Evernote
Ще один ефективний інструмент для щоденного онлайн тайм-менеджменту. Він також має зв’язок з іншими сервісами суспільного користування, дозволяє створювати текстові помітки або використовувати, замість власноруч написаного тексту, фрагменти веб-сторінок, зображення (в тому числі зроблені за допомогою камери пристрою) та звукозапис. Корисною є можливість прив’язувати інформацію до місця розташування.
Як завжди, безкоштовна версія має функціональні обмеження, але для особистого користування можливостей цілком достатньо.
Trello
Цей додаток, як і більшість інших, призначений насамперед для роботи в групі. Але й індивідуальним користувачам він пропонує багато варіантів для оптимізації праці. Так, завдання поділяються на групи: виконуються зараз, мають бути виконані колись (довготривалі проєкти чи періодичні дії) та вже зроблені. Самі завдання представлені як картки, котрі у процесі виконання можна перетягувати між дошками.
Інформацію досить легко сортувати за пріоритетом чи іншим показникам, додавати, змінювати, видаляти, відстежувати терміни виконання. Безоплатної версії достатньо для оптимізації тайм-менеджменту для школярів.
Toggl
Цей досить простий в користуванні додаток можна використовувати як програму – особистий щоденник. Але для роботи команди він також підходить добре. Окрім стандартних функцій планування, він також допомагає відстежувати витрачений час. Взагалі Toggl скоріше є тайм-трекером, ніж планувальником у поширеному сенсі. Для тих, хто не розуміє, куди поділися хвилини й години під час екстреної підготовки до іспитів, дуже корисна річ.
Зручною є можливість змінювати терміни виконання завдань, інколи це буває потрібно.
Є платна й безкоштовна версії, можна встановлювати відразу на кілька пристроїв, синхронізація відбувається автоматично.
Інші
До переліку найкращих планувальників можна також віднести TickTick, GTask та Google Keep, Any.Do та інші. Кожен з них має своїх палких прихильників та шанувальників.
Висновки
Зверніть увагу: в безоплатних версіях популярних програм часто є реклама. Іноді її кількість та частота появи не просто дратує, а й робить нормальну роботу майже неможливою. Отже, можливо, доведеться спробувати кілька варіантів, перш ніж ви знайдете оптимальний саме для себе.
Ще один нюанс. Більшість програм розроблено на базі англійської мови. Російська версія подекуди є, а от з українською біда. Тож варто згадати, що вивчення англійської мови у школі допоможе не тільки пройти випробування, а й отримати додатковий особистий комфорт.
Нагадуємо також, що самого факту встановлення найкращого додатку ще недостатньо для того, щоб успішно скласти НМТ чи ЗНО. Потрібна сумлінна праця, і краще не самостійна, а в команді. Наприклад, у команді підготовчого центру ЗНО Грант. З урахуванням запланованої реформи старшої школи така підготовка стане ще більш важливою, бо дуже легко розгубитися серед змін.
Наші курси НМТ є в Києві та інших великих містах України, працюють онлайн та офлайн, зі зручним розкладом. Вони допоможуть отримати або систематизувати знання, найкраще підготуватися до складного випробування та навчитися, окрім іншого, самодисципліні та самоорганізації.
Завітайте на наш пробний урок чи просто відразу приєднуйтеся до команди! Чекаємо на ваші повідомлення та запитання!
Джерела зображень, розміщених у статті:
https://lubok.club/sec3/risunki/chasy/print:page,1,19158-risunki-chelovek-s-chasami-38-foto.html
https://workspace.google.com/blog/product-announcements/enabling-hybrid-work-with-google-workspace
https://www.tuexpertoapps.com/tag/google/
https://support.microsoft.com/it-it/todo
https://www.macstories.net/search/todoist/
https://www.notion.so/
https://edumentors.co.uk/blog/evernote-review-pros-cons-prices-and-use-cases/
https://trello.com/it
https://www.capterra.com.ar/software/79091/toggl
